La idea general del editor se asocia con la visión romántica de la persona que busca talentos literarios y que descubre un tesoro oculto en algún manuscrito inédito. Y, sin duda alguna, estas son funciones básicas en la tarea del editor y donde radica su principal valor. Pero una editorial es también una empresa comercial que precisa que los libros que publica puedan llegar hasta el lector. Y a esta función, del todo imprescindible, se le conoce como distribución y vamos a conocerla.

La distribución es el conjunto de procesos, tanto logísticos como comerciales, que permiten que los libros que el editor publica lleguen desde la imprenta hasta el propio lector, normalmente a través de la librería. La distribución resulta, pues, del todo fundamental para cualquier editorial. Si no la posee, sus libros quedarán condenados al ostracismo en un oscuro almacén y los autores no querrán publicar en ella, pues los creadores aspiran siempre a llegar al máximo número de lectores posible.

Pero comencemos por el principio. Ya sabemos que una editorial posee unos contenidos que puede hacer llegar al lector a través de tres vías fundamentales. La primera, impreso en el tradicional libro de papel en cualquiera de sus formatos, tapa dura, rústica o bolsillo. La segunda, a través de las descargas de libros electrónicos o ebooks y, la tercera, como audiolibro. Cada una de estas fórmulas presenta un canal de distribución distinto y nosotros queremos centrarnos en el primero, en el que afecta al libro de papel.

Existen diversos modelos de distribución. Para empezar, el editor puede tratar de distribuir directamente o puede optar por hacerlo a través de un distribuidor, que es lo más frecuente y recomendable. Así, el editor puede optar por hacer una distribución directa de sus libros a través de internet o de actos que organice, pero lo normal es que acuda a la figura de una empresa distribuidora que le haga esas funciones.

En todo caso, el editor mantiene, normalmente, cierta distribución directa, que consigue a través de su propia página de internet o por venta a autores, instituciones, empresas, ventas en ferias, ventas en presentaciones y actos varios. Pero el grueso de sus ventas la realiza a través de la figura que conocemos como distribuidor y que se trata de una empresa tercera a la que se cede la comercialización y distribución de su fondo editorial. Normalmente, se diferencia entre distribución nacional y exportación. Para exportar libros, se busca un distribuidor-importador para cada país al que se deseen enviar libros, al que se cede la exclusividad de la comercialización y distribución del fondo editorial dentro de sus fronteras.

Un distribuidor comercializa y distribuye los fondos de varias editoriales – a veces de muchas -, para poder conseguir los ahorros y eficiencias propias de las economías de escala. La editorial firma con la distribuidora un contrato de distribución, normalmente en exclusiva en un territorio, en el que se estipulan las cláusulas que regirán la relación mercantil entre ellas. Los aspectos más importantes a tener en cuenta son: el área geográfica o el tipo de clientes de los que se cede la distribución, el descuento que aplicará el distribuidor sobre el PVP de los libros vendidos, el plazo de vigencia del acuerdo, el coste por mantener el stock de libros, todo lo relacionado con el inventario y los procedimientos a articular en el caso de finalización de la relación mercantil.

Regresando a la distribución nacional, la editorial puede optar por tener un único distribuidor que abarque todo el territorio o, y sería otro modelo, optar por varios regionales que, sumados, también logre abarcarlo en su totalidad. De hecho, resulta muy frecuente que las pequeñas editoriales basen su distribución en la suma de distribuidores regionales. A veces, estos distribuidores regionales funcionan también como subdistribuidores para los grandes distribuidores en exclusiva, que llevan directamente las grandes cuentas y les cede a estos los puntos de venta más pequeños. En todo caso, el sistema de funcionamiento es similar en todos ellos.

Normalmente, el distribuidor también sirve a las grandes plataformas digitales, como es el caso de Amazon, con unas estrictas condiciones de entrega.

El descuento es un punto fundamental a tratar, pues significa el coste que para el editor supondrá la distribución. El descuento habitual del distribuidor español es del 55% del PVP de los libros vendidos. En el caso de la exportación, el editor cede normalmente un 65% de descuento al distribuidor-importador, que corre con los gastos de transporte desde el almacén del editor hasta le suyo propio.

Obviamente, el distribuidor, además de sus propios costes generales, de almacenamiento, comercialización y transporte, también cede un descuento a las librerías, que puede oscilar entre el 40% para las grandes cadenas hasta el 20% para el pequeño punto de venta.
No es cierto, por tanto, la idea de que son los distribuidores el eslabón que más margen se queda en la cadena del libro. Al final, el mundo del libro posee márgenes pequeños tanto para el editor, como para el distribuidor, el impresor, el librero y, desde luego, también para el propio autor.

Repasemos a continuación el proceso básico de la distribución. Los libros, una vez impresos, salen desde el taller de impresión hasta el almacén del distribuidor, que, una vez recibidos procede a la comercialización de los mismos según su agenda de presentaciones, ofreciéndoselos a las librerías. Cuando recibe el pedido de novedad lo sirve a la librería, conjuntamente con las reposiciones de los títulos anteriores. También, recepcionan las devoluciones de los libreros, pues es bien conocido que, en el mundo editorial, el librero siempre puede devolver los ejemplares no vendidos, que el distribuidor y, por tanto, el editor, están obligados a abonar. Este flujo constante de ir y venir de los libros, de colocaciones y devoluciones, encarece el proceso logístico y dificulta la tarea de los libreros, distribuidores y editores, pero es la norma consuetudinaria del sector.

Por tanto, las funciones básicas de un distribuidor son recepción de libros, almacenamiento de los mismos, comercialización, servicio de novedades y reposición, procesamiento de devoluciones y tareas varias administrativas y de facturación. Al cierre de cada mes, el distribuidor liquida las ventas al editor, que debe emitir la correspondiente factura, teniendo en cuenta la venta neta de cada título – estos es colocaciones menos devoluciones -, que cobrará en el plazo acordado, mediante la fórmula de pago prevista, bien sea a través de confirming, pagaré, recibo domiciliado o transferencia en la fecha de vencimiento.



El distribuidor, a su vez, debe llevar muy bien controlado el inventario que posee de cada título que debe casar con las cuentas del editor, al menos una vez al año, para el cierre contable del ejercicio.

Las discusiones más habituales entre editor y distribuidor, cuando deciden finalizar la relación mercantil, se centran en el inventario real y su estado, de ahí que sea muy recomendable llevar un control estricto y compartido sobre el mismo. Es frecuente que los distribuidores cobren por los palés de libros que almacenan. De ahí que, cuando un libro haya dejado de vender, el editor tenga que proceder a descatalogarlo, dado que el coste de almacenamiento se hace más y más costoso a medida que se acumulan títulos sin salida.

Los distribuidores poseen su propia estructura comercial, con comerciales que visitan las librerías para presentar novedades de los editores, repasar el fondo y tratar de obtener pedidos de reposición. A su vez, realizan un catálogo mensual y semanal de las novedades editoriales que representan. Es muy importante que el editor presente muy bien sus novedades, anticipando portadas, fechas de publicación y principales características y valores, para ayudar al distribuidor en su comercialización.

Existe otra alternativa para la distribución, poco usada en general por las editoriales y es la de tener una comercialización propia, externalizando toda la operación logística.

El papel de la distribución y del distribuidor resulta del todo fundamental, como decíamos al principio, para todas y cada una de las editoriales. De hecho, el factor crítico y la barrera de entrada más reseñable para el comienzo de la actividad editora es la de disponer de una buena distribución. Antes de crear una editorial hay que pensar cómo se distribuirán los libros publicados y buscar al distribuidor más adecuado.

El distribuidor suele gozar de mala imagen ante el editor, que con frecuencia le responsabiliza de sus escasas ventas o de la reducida presencia en librerías de un título o del fondo editorial. También, se sospecha de sus liquidaciones y se le acusa de diferir ventas o de quedarse con el mayor margen. Ese es un enfoque equivocado. La mayoría de los distribuidores son muy profesionales y estrictos en su relación con el editor. El distribuidor debe ser percibido por el editor como un aliado, nunca como un enemigo, por lo que deberá esmerarse en su relación, facilitándole y anticipándole, en lo posible, calendarios y material. Ambos, editor y distribuidor, deben trabajar de la mano para optimizar las ventas, ya que se trata de una relación de simbiosis. El editor, sin distribución, no tiene ningún futuro, pero, al tiempo, un distribuidor sin fondos editoriales no es nada. Por eso, ambas ganan con una relación fluida que derive en presencia en librerías y en ventas. Por eso resulta conveniente reuniones periódicas del editor con su distribuidor y con su red de ventas, para presentar el catálogo y dar a conocer las apuestas y principales novedades.

El editor debe apoyar la comercialización del distribuidor con buenos catálogos y con material de apoyo, como marcapáginas o carteles. Pero, sobre todo, debe realizar campañas de promoción en medios de comunicación, redes sociales, y mediante diversas acciones que otorguen notoriedad al autor y a su libro, ya que eso facilitará la demanda de los lectores y, por consiguiente, la venta para librerías y distribuidor.

La distribución se encuentra en proceso de concentración, siendo frecuente el anuncio de fusiones entre distribuidoras para conseguir tamaño. En general, en los países de lengua española todavía existe una distribución algo dispersa, que tenderá a concentrarse en grandes operadoras como ya ocurre en el resto de Europa, como es el caso de Francia o Alemania, donde apenas dos o tres de ellas distribuyen la mayoría del fondo editorial existente.

En resumen, que la distribución resulta tan vital para la marcha de una editorial que, tras la elección de buenos autores y títulos, la decisión más importante que tiene que adoptar un editor es la de encontrar al distribuidor más adecuado para su fondo y la del saber mantener con él una relación rentable y fructífera a lo largo del tiempo.